Trộn thư trong word 2010 lấy dữ liệu từ excel

     

Trộn thư (Mail Merge trong excel) là một trong những công cầm cố vô thuộc tiết kiệm thời hạn khi buộc phải gửi một lượng thư lớn. Nó góp bạn lập cập tạo một lá thư, email hay tựa thư vào Word bằng cách hợp nhất tin tức bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online đang cung cấp cho mình tổng quan lại của công dụng này và lý giải trộn thư theo từng bước.

Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2010 lấy dữ liệu từ excel


Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge trong excel) có thể trông khó khăn khăn, nhưng lại trên thực tế quy trình này khá đối kháng giản.

Dể giúp cho bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư có 3 tài liệu:

Văn bạn dạng Word đựng mã ứng cùng với từng phần chũm thể.Tệp nguồn trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, mỗi hàng là một trong những người nhận.Bản Word sau cuối với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:

Khi bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của tín đồ nhận thẳng từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn là rằng tệp Excel đang có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao tất cả tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều địa chỉ cửa hàng liên hệ hoặc tin tức khác, các bạn nên biến hóa hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước lúc trộn thư.Những điều quan trọng cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với những phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với người đọc bởi Tên, hãy chắc hẳn rằng đã tạo nên hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên fan nhận theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, cực hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc dứt bằng 0, hãy format đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ.Nếu chúng ta tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư tự Excel sang Word:

Khi chấm dứt và bình chọn lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để trộn thư. Trong lấy ví dụ này, bọn họ sẽ trộn thư với một danh sách người nhấn trong Wrd 2010, giống như cho Word 2013.

Nếu bạn đã biên soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tư liệu Word hiện tại có, hoặc chế tác một tài liệu mới.Chọn loại trộn thư chúng ta muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, bọn họ chọn Letters.

*

Chú ý. ví như tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, ghi lại chọn Select All ở góc dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.

*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như giải pháp thông thường.

Chú ý. Phòng ngừa những thông báo hiển thị các lần bạn mở tệp dữ liệu, vứt chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với list thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số cùng tiền tệ khi trộn thư vào Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng xuất xắc tiền tệ theo vô số cách khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, chúng ta có thể thực hiện nay trực tiếp trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn biến đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm giữa những mã hình trong những bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 với mã sau sẽ hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập thừa nhận vùng. Tiếp đến nhấn Shift + F9 giúp xem kết quả.

Xem thêm: Cách Tách Chữ Và Số Trong Excel, Tách Số Ra Khỏi Chuỗi Trong Excel

Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bởi dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la với dấu phẩy phân cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar đựng hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bởi dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc có nghĩa là số âm cùng một vết gạch nối cho giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm chứa hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay bởi vì kí hiệu $, chúng ta có thể thay bằng ký hiệu chi phí tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng cùng thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng d, M, y cho một ngày tháng cùng giờ, dẫu vậy nhớ rằng M thay mặt cho mon còn m thay mặt đại diện cho phút.

Thay đổi định hình của ngày tháng với giờ hiện tại tại:

Nếu các bạn thêm vùng DATE TIME hiển thị thời gian hiện trên trong văn phiên bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định hình của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu thay thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ list tùy chọn.

*

Trong hộp thoại Field, đảm bảo rằng ô Field names được định hình Date. Lựa chọn định dạng mong muốn trong Date formats với nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu bạn có nhu cầu giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở toàn khu vực cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của rất nhiều chỗ trống
F9Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt bé trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 nhằm cập nhật
F11Đến địa điểm trống bắt buộc điền sau
Shift + F11Đến vị trí trống bắt buộc điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn phiên bản trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel với văn phiên bản Word, mối cung cấp trộn thư đã không auto cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư bắt đầu từ mối cung cấp trộn thư
Alt + Shift + MIn văn bản trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một địa điểm trống
Ctrl + F11Khóa nơi trống cần điền. Hiệu quả sẽ không được cập nhật khi tin tức nguồn của Excel cố gắng đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa khu vực trống nên điền. Kết quả chỗ trống đang được update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ link chỗ trống đề nghị điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn ngoài văn phiên bản và thay thế sửa chữa bằng giá bán trị bây giờ hiển thị dưới format bình thường.
Alt + Shift + DChèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời hạn hiển thị theo thời gian hiện tại
Alt + Shift + LChèn số lắp thêm tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang đến các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ tài liệu Excel quý phái Word – tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến cải thiện về Excel các bạn hãy đăng kí gia nhập ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm khiếp nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi deptraiphaitheclub.com Online.

Ngoài ra để vận dụng Excel vào các bước một cách công dụng thì bạn còn nên sử dụng tốt các hàm, các công rứa khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường gặp gỡ như:

SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo một điểm kiện, những điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, những điều kiệnCác hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm kiếm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay được sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formattingThiết lập điều kiện nhập tài liệu với Data ValidationCách để Name và áp dụng Name trong công thứcLập báo cáo với Pivot Table…

Rất nhiều kiến thức và kỹ năng phải không nào? toàn bộ những kiến thức này chúng ta đều hoàn toàn có thể học được trong khóa học EX101 – Excel tự cơ bản tới siêng gia của học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kỹ năng một bí quyết đầy đủ, bỏ ra tiết. Rộng nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn cũng có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ ợt tra cứu vãn lại kiến thức và kỹ năng khi cần. Hiện giờ hệ thống đang sẵn có ưu đãi khôn cùng lớn cho bạn khi đk tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: deptraiphaitheclub.com.Online