Hướng dẫn sử dụng data validation trong excel

     

Data validation là 1 tính năng vào excel phục vụ cho việc tạo lập cập nhập dữ liệu gia hạn sự chính xác nhất quán. Tôi rước một ví dụ thực tiễn trường hợp khi bạn cần bạn khác đúng theo tác giúp cho bạn nhập liệu vào tệp tin bạn chia sẻ nhưng bạn có nhu cầu người kia nhập một trong những thông tin và lựa chọn vào dữ liệu bạn đã menu ra sẵn mà chưa hẳn một dữ liệu thông tin nào không giống của một mục nuốm thể. Vậy nên bạn phải list ra một list lựa chọn để bạn khác tất cả thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn phải sử dụng đến chức năng Data validation.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng data validation trong excel

1. Data Validation là gì

Khi thao tác với Excel, chắc rằng bạn vẫn rất thân thuộc với Data Validation. điều khoản này được cho phép bạn cố định những dữ liệu ở 1 ố và người dùng chỉ rất có thể nhập được các giá trị đã thắt chặt và cố định sẵn sống ô đó mà không thể nhập những dữ liệu hay quý giá khác. 

Khi sử dụng công rứa này, các bạn sẽ tránh được phần đa sai sót trong quy trình chỉnh sửa, nhập dữ liệu. 

2. Cách sử dụng Data Validation vào Excel

2.1. Ví dụ 1

Ví dụ bao gồm một bảng nhập dữ liệu dưới đây, yêu mong tạo các list dữ liệu cho những ô xổ xuống tương ứng để có thể chọn dữ liệu gấp rút và chuẩn chỉnh xác.

*

Cách dùng data validation trong excel (1)

- bước 1: dịch rời chuột lựa chọn vào ô bạn có nhu cầu tạo list thả xuống nhấn lựa chọn trên thanh menu chọn Data và chọn các như quá trình dưới hình:

*

Cách cần sử dụng data validation vào excel (2)

Khi kia hộp thoại Data Validation xuất hiện thêm chọn List nghỉ ngơi mục Allow.

Mục Allow có có:

- Any Value: không tồn tại điều kiện.

- Whole number: Số nguyên.

- Decimal: Số thực (có vệt phẩy).

- List: Danh sách.

- Date: tháng ngày năm.

- Time: Thời gian.

- Text Length: Độ lâu năm chuỗi.

Xem thêm:

- Custom: Tùy chọn.

*

- cách 2: Nhập những dữ liệu sẽ mở ra trong danh sách thả xuống ngơi nghỉ mục Source tương ứng với nội dung mục chính.

*

Cách sử dụng data validation trong excel (3)

- bước 3: Để thiết lập cảnh báo lúc nhập sai kiểu dữ liệu, trên tab Error Alert, bạn nhập lưu lại ô Show error alert after invalid data is entered > Nhập Style (Kiểu thông báo) > Nhập Title (Tiêu đề mang đến cảnh báo) và Error message (Nội dung của lỗi).

*

- bước 4: nhấp vào OK và bạn thu được hiệu quả ở ô chúng ta đã tạo:

*

Cách dùng data validation vào excel (4)

Bạn tiến hành tương tự với những mục mặt cạnh.

Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô đơn lẻ mà ví dụ sau đây áp dụng tính năng triển khai cho một cột.

2.2. Lấy một ví dụ 2

Có bảng dữ liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và toàn bộ cột B phía trên là công việc thực hiện nay cho vấn đề chọn cột B.

Thực hiện nay các thao tác để mở vỏ hộp thoại Data Validation như sinh sống ví dụ trên.

Trong vỏ hộp thoại này, lựa chọn list của allow với nhập các dữ liệu tương xứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ 1:

*

Cách cần sử dụng data validation trong excel (5)

Chuyển sang những mục khác giả dụ như các bạn cảm thấy đã hoàn hảo và OK bạn vẫn thấy xuất hiện thêm các mục thả xuống khi bạn ấn vào cụ thể từng ô trong cột chúng ta đã chọn. Đơn giản và rất dễ ợt đúng không? bạn không cần mất không ít thời gian nhằm nhập từng dữ liệu cho tất cả một bản dữ liệu sum sê các mục thông tin khác nhau. Giúp ích cho chính mình bao sức lực lao động và độ đúng mực cao hơn chỉ cần nhờ vào tính năng Data Validation vào excel.

3. Phía dẫn phương pháp bỏ định dạng Data Validation

- bước 1: Mở file Excel, sử dụng chuột kéo lựa chọn ô bắt buộc bỏ định dạng. Bên trên thanh công cụ, nhấn lựa chọn Data, sau đó chọn Data Validation.